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Come Creare Una Politica Di Telelavoro Efficace

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Come Creare Una Politica Di Telelavoro Efficace
Come Creare Una Politica Di Telelavoro Efficace

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La capacità di telelavoro, a tempo pieno o in occasioni, è diventata un vantaggio sul lavoro sempre più comune. In effetti, il New York Times ha riferito che il 43% degli americani impiegati impiega almeno un po 'di tempo a lavorare da remoto.

L'opzione di lavorare fuori dall'ufficio è un sogno diventato realtà per i dipendenti che desiderano un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Ma senza linee guida, la gestione dei dipendenti remoti può rapidamente diventare il peggior incubo di un capo.

"Permettere alle persone di lavorare da casa … attrae e mantiene i migliori talenti in un mercato competitivo", ha dichiarato Brian Shapland, direttore generale della società di arredamento per ufficio Turnstone. "Ma ci sono fattori da considerare quando si dà al team il via libera per lavorare fuori dall'ufficio, come l'impatto che potrebbe avere sull'impegno dei dipendenti, sulla connettività del team e sulla vivacità della cultura dell'ufficio."

Man mano che la tua azienda cresce, è una buona idea mettere in atto un programma formale di telelavoro per aiutarti a tenere traccia dei dipendenti che lavorano in remoto e a garantire che tutti si esibiscano al loro apice, indipendentemente dalla posizione.

Gli esperti hanno condiviso cinque importanti questioni da tenere a mente durante l'elaborazione della politica ufficiale. [Vedi la storia correlata: No Face Time? Nessun problema: come coinvolgere i lavoratori virtuali]

1. Ammissibilità

La prima cosa che ogni datore di lavoro deve considerare quando decide una politica di lavoro a distanza è se gli atteggiamenti, l'etica del lavoro e le personalità dei dipendenti si allineano con le aspettative dell'azienda di telelavoro. Essere in grado di lavorare da casa suona come un bel vantaggio aziendale in teoria, ma non tutti possono essere produttivi quando il capo non è in fondo al corridoio per controllarli.

"I manager dovrebbero adattarsi caso per caso per fare ciò che è meglio per l'azienda, i membri del suo team e il progetto in questione", ha dichiarato Phil Shawe, co-fondatore e co-CEO della società di tecnologia di traduzione TransPerfect.

Kim Davis, vicepresidente esecutivo e direttore delle risorse umane presso il broker di benefici NFP, ha consigliato di stabilire le linee guida per l'idoneità. Questi possono includere la natura della posizione, da quanto tempo una persona è stata nell'azienda / nel ruolo, le prestazioni lavorative passate e la frequenza con cui un membro del personale può telelavorare (a tempo pieno, una volta alla settimana, una volta al mese, ecc.).

2. Aspettative per l'orario di lavoro

Per i team dislocati geograficamente o nei casi in cui il lavoro a distanza aiuta a soddisfare gli orari e gli obblighi della famiglia, gli "orari di lavoro" ufficiali possono variare da persona a persona. I datori di lavoro devono fidarsi dei loro telelavoratori e dare loro la libertà di svolgere il proprio lavoro in modo tale da funzionare per loro. Tuttavia, indipendentemente dalle loro ore di lavoro, i dipendenti devono anche essere ritenuti responsabili per i loro lavori assegnati aderendo alle aspettative dell'azienda.

"Stabilisci chiare aspettative per i dipendenti", ha detto Shapland a Business News Daily. "I lavoratori remoti dovrebbero essere disponibili durante l'orario di ufficio, rispettare le scadenze e completare i progetti con eccellenza e mantenere la comunicazione con il loro manager e collaboratori. I lavoratori che non soddisfano queste aspettative rischiano di perdere la fiducia della leadership e di mettere da parte il loro team".

"È importante fornire linee guida e politiche molto specifiche affinché i dipendenti possano rivedere e riconoscere [per quanto riguarda] l'accordo di telelavoro", ha aggiunto Davis. "È ancora necessario uno spazio di lavoro tranquillo e privato [in casa] e le ore di lavoro richiedono piena attenzione e dedizione - non guardare i bambini mentre provano a lavorare."

3. Attrezzature e sicurezza informatica

Un elemento spesso trascurato del lavoro remoto è la sicurezza dei dati aziendali che gli utenti accedono al di fuori della rete di ufficio sicura. Hunter Hoffmann, responsabile delle comunicazioni statunitensi presso la compagnia assicurativa Hiscox per le piccole imprese, ha raccomandato di tenere d'occhio i dispositivi e i programmi che i dipendenti utilizzano quando lavorano da casa e di mettere in atto misure di protezione contro eventuali hack o violazioni.

"Consentire ai dipendenti di lavorare in remoto aumenta la probabilità che utilizzino i loro dispositivi di lavoro per comunicare tramite reti pubbliche non sicure", ha affermato Hoffmann. "Proteggi con password tutti i dispositivi aziendali [e] assicurati che i dati in uscita da [quei dispositivi] siano crittografati. Conserva un inventario corrente di tutti i dispositivi e assicurati che ciascuno abbia il suo tracciamento GPS attivato. Inoltre, installa la tecnologia per cancellare da remoto dati da qualsiasi dispositivo che è stato perso o rubato."

Davis ha osservato che se i dispositivi emessi dall'azienda vengono portati a casa per lavoro remoto, i dipendenti devono essere consapevoli che le attrezzature e tutti i programmi su di essi devono essere utilizzati solo per scopi lavorativi.

4. Metodi di comunicazione

In molti uffici, i servizi di messaggistica istantanea e chat sono diventati il ​​metodo di comunicazione preferito per la loro facilità d'uso e praticità. È logico che l'intero team si colleghi tra loro attraverso queste piattaforme per discussioni e collaborazioni rapide, ma i dipendenti che non sono fisicamente presenti hanno bisogno dei vantaggi del face time, come hanno fatto i colleghi in ufficio. Pertanto, le telefonate frequenti e le videoconferenze dovrebbero far parte della routine con i lavoratori remoti per garantire che nulla vada perso nella traduzione tramite la comunicazione testuale.

Con l'uso appropriato della tecnologia delle comunicazioni, le aziende possono anche garantire che la loro cultura rimanga intatta, anche con telelavoratori a tempo pieno. Come telelavoratore a tempo pieno, Reid Travis, direttore del marketing di Pancheros Mexican Grill, ha affermato che i programmi di chat video integrati come Google Hangouts sono stati un'ancora di salvezza per la cultura della sua azienda. La condivisione di foto di eventi in ufficio, la creazione di una chat dedicata alle "chiacchiere divertenti" e la partecipazione di membri remoti del team a chat e riunioni hanno contribuito a rendere il personale più connesso.

"È facile sentirsi disimpegnati e non più inclusi [come telelavoratore]", ha detto Travis. "Assicurati che la persona si senta ancora parte del team: alimenta la tua produttività complessiva [e ti fa sentire] come se stessi facendo passi da gigante e impatti, anche da molto lontano."

5. Abuso di politiche

Sebbene tu speri che i tuoi dipendenti siano rispettosi e responsabili quando trarranno vantaggio dalla tua politica di lavoro a distanza, ci sono, sfortunatamente, alcune persone che potrebbero finire per abusarne. È saggio dichiarare esplicitamente che il lavoro a distanza è un privilegio che può essere revocato se si scopre che un dipendente non soddisfa le sue aspettative mentre lavora fuori dall'ufficio.

Puoi eliminare qualsiasi abuso delle politiche sul lavoro da casa misurando sia a livello individuale che a livello di team, ritenendo tutti responsabili dei loro risultati, ha affermato Shawe.

"È compito del management stabilire obiettivi difficili, ma raggiungibili … per ogni dipendente, indipendentemente da dove si trovino in tutto il mondo", ha dichiarato a Business News Daily. "Se i [tuoi] sistemi interni … misurano le informazioni pertinenti e le trasformano in metriche delle prestazioni appropriate, digeribili e condivise, l'azienda e il suo personale prospereranno se opereranno nel mondo reale o nel mondo virtuale."

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