Sono finiti i giorni in cui le aziende si affidavano ai loro sistemi telefonici per effettuare e ricevere esclusivamente chiamate. Molti fornitori di sistemi telefonici hanno ampliato i loro servizi in sistemi di comunicazione unificati, offrendo ai dipendenti la possibilità di connettersi con quelli all'esterno e all'interno dell'ufficio in una moltitudine di modi, il tutto da un'unica posizione.
Il concetto di comunicazioni unificate (UC) prevede un sistema di comunicazione aziendale ospitato su cloud che funziona su più canali e dispositivi.
"A differenza di un tradizionale sistema telefonico aziendale che offre solo la possibilità di effettuare e ricevere chiamate, le comunicazioni unificate combinano servizio telefonico, videoconferenza, messaggistica di gruppo, SMS, fax e altri strumenti di comunicazione su un'unica piattaforma integrata", ha affermato Jose Pastor, vicepresidente senior presidente della gestione dei prodotti presso RingCentral.
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La crescita di Voice over Internet Protocol (VoIP) e dei servizi ospitati su cloud hanno reso realtà le comunicazioni unificate. Prima del VoIP e del cloud, i sistemi telefonici tradizionali si basavano su sistemi di scambio di filiali private alloggiati all'interno di ogni azienda.
John Pope, vicepresidente senior di Unified Communications and Collaboration presso LogMeIn ed ex CEO di Jive (che ora fa parte del marchio LogMeIn), ha affermato che la configurazione tipica di un sistema telefonico tradizionale includeva un server di computer, una scheda di controllo manuale e più linee quello collegato al sistema pubblico. Quelle linee si collegarono quindi a un sistema di commutazione interno che indirizzava le chiamate alle singole linee telefoniche di tutti. [Sei interessato a trovare il giusto sistema telefonico aziendale per le esigenze della tua azienda ? Dai un'occhiata alle nostre migliori scelte e recensioni.]
"Se sembra complicato, è perché lo è", ha detto Pope.
Poiché tutti gli strumenti di comunicazione in questi sistemi si basano su Internet per spostare i dati avanti e indietro, ha affermato Pope, le uniche cose che UC richiede sono una connessione Internet e un computer o un telefono IP. "Questa offerta semplificata e unificata riduce i costi e offre potenti funzionalità che vanno oltre il semplice tono di composizione".
Vantaggi dei sistemi di comunicazione unificati
Con la forza lavoro sempre più mobile di oggi, offrire ai dipendenti un modo semplice per comunicare con colleghi e clienti, da qualsiasi luogo, sta guidando la popolarità dei sistemi UC. Che si tratti di videoconferenza con i clienti o di messaggistica istantanea con i colleghi, i sistemi UC offrono una vasta gamma di strumenti per mantenere le linee di comunicazione scorrevoli per i lavoratori. [Cerchi un servizio di videoconferenza per la tua piccola impresa? Le nostre migliori scelte e recensioni possono aiutare.]
Papa ha affermato che, poiché la tradizionale giornata lavorativa dalle 9 alle 5 è un ricordo del passato, gli strumenti che consentono la comunicazione da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento sono fondamentali nel mondo in rapido movimento e guidato dalla tecnologia di oggi.
"Tra tecnologie mobili e tecnologie di collaborazione avanzate, ora più che mai, le persone lavorano lontano dall'ufficio facilmente e con successo", ha affermato. "Offre maggiore flessibilità, maggiore globalizzazione e, soprattutto, una migliore comunicazione".
Pur avendo tutti questi strumenti di comunicazione è estremamente vantaggioso per i lavoratori, offrirli tutti in un unico pacchetto è ciò che rende davvero interessanti i sistemi UC.
"Fornire flessibilità e scelta nel modo in cui i lavoratori comunicano è importante, ma è fondamentale avvolgere questi strumenti di comunicazione in un'esperienza unificata per offrire ai lavoratori digitali di oggi un'esperienza utente senza interruzioni", ha affermato Pastor.
Una recente ricerca di RingCentral ha rivelato il livello di "sovraccarico delle app" che molti dipendenti sperimentano. Lo studio ha rilevato che i lavoratori oggi usano regolarmente quattro app di comunicazione in media, con quasi il 70 percento dei lavoratori che sprecano fino a 60 minuti al giorno - l'equivalente di 32 giorni all'anno - alternando tra queste app.
La ricerca ha scoperto che i lavoratori comprendono quanto sia prezioso avere accesso a tutti i loro strumenti di comunicazione da un'unica piattaforma. I due terzi degli intervistati desiderano un'unica piattaforma per tutte le loro comunicazioni, citando un flusso di lavoro migliore, una maggiore produttività e una riduzione del caos tra i principali vantaggi.
Papa ritiene che l'accesso a tutti questi strumenti di comunicazione da un'unica sede abbia un impatto positivo sull'innovazione, la produttività e l'efficienza di un'azienda.
"Alcuni dei vantaggi che possono rivedere la tua cultura e le comunicazioni e portare all'iper-crescita per la tua attività includono comunicazioni semplificate, maggiore mobilità, maggiore affidabilità, migliori interazioni con i clienti, maggiore sicurezza, migliore cultura dei dipendenti, funzionalità avanzate e accesso a dati importanti e strumenti che avranno un impatto sullo sviluppo ", ha affermato.
Il risparmio sui costi è un altro vantaggio dei sistemi UC. Invece di pagare separatamente per ciascuno di questi strumenti, i provider UC li raggruppano per un costo significativamente inferiore.
"Le aziende possono risparmiare fino a decine di migliaia di dollari investendo in sistemi di comunicazione unificati", ha affermato Pastor.
Il futuro delle comunicazioni unificate
Mentre i sistemi UC offrono una vasta gamma di funzionalità, c'è ancora molto spazio per la crescita.
Un modo in cui Pastor vede questi servizi evolversi in futuro è l'integrazione più integrata con programmi e app che le aziende stanno già utilizzando. Ad esempio, indica un'integrazione RingCentral corrente con Salesforce che consente agli utenti del software di avviare chiamate con un solo clic, senza mai uscire da Salesforce.
"I sistemi UC continueranno a evolversi per rendere le comunicazioni aziendali più fluide e strettamente integrate nei flussi di lavoro aziendali esistenti", ha affermato.
Papa ritiene che l'avvento della tecnologia come Internet delle cose, l'intelligenza artificiale, l'informatica e le soluzioni mobili amplierà solo il modo in cui vengono utilizzati i sistemi UC
"Gli assistenti vocali diventeranno più intelligenti e saranno alimentati dall'elaborazione del linguaggio naturale e dall'apprendimento automatico continuo", ha affermato. "Vedremo anche la trascrizione istantanea e più informazioni contestuali attraverso l'intelligenza artificiale, nonché la continua integrazione dei sistemi UC con il software di produttività per ufficio."
L'espansione di questi tipi di sistemi cambierà anche il modo in cui le aziende crescono. Papa suggerisce che le comunicazioni unificate porteranno a una maggiore espansione globale.
