Se la tua azienda di piccole o medie dimensioni spende $ 50 o più per posta ogni mese, quindi investire in un sistema di mailing e le attrezzature appropriate può farti risparmiare tempo e denaro. Tuttavia, vuoi ottenere l'attrezzatura giusta per le tue esigenze specifiche. Ciò include la conoscenza dell'aspetto del budget e di quali marchi meritano fiducia.
Contatori postali
Un contatore postale calcola l'affrancatura corretta per ogni pezzo di posta in base alle dimensioni e al peso e stampa il costo di tale affrancatura sulla posta, indicando che l'affrancatura è stata o non deve essere pagata.
Calcolando l'affrancatura corretta per ogni articolo spedito, i contatori postali risparmiano denaro che potrebbe altrimenti essere speso in francobolli non necessari, riducono l'onere amministrativo per il personale, eliminano la necessità di conservare piccoli contanti o francobolli nel tuo ufficio e assicurarti che la tua posta non perde mai le spese di spedizione in transito. L'affrancatura controllata può farti risparmiare tra il 6% e il 20% rispetto al costo dei francobolli, a seconda di come viene ordinata la tua posta.
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I contatori postali sono regolati dalla legge federale e possono essere noleggiati solo da un fornitore autorizzato, piuttosto che acquistati a titolo definitivo. Quando noleggi un contatore postale, firmi un contratto per uno o due anni alla volta e paghi un canone mensile. Quanto paghi dipende dal tuo contatore, dai termini del contratto e dal volume di posta che intendi inviare.
Fascia di prezzo: da $ 20 a $ 1.000 al mese
Software di posta
Molti contatori postali ora dispongono di opzioni software che consentono di eseguire una varietà di funzioni, tra cui:
- Generazione di etichette di spedizione
- Immagine e logo design
- Confronta le tariffe di spedizione / corrieri
- Elaborazione in lotti
- Tracciamento della posta
- Ottenere e conservare la prova di consegna
- Dichiarazione delle spese
- Cronologia d'uso
- Gestire i ruoli utente
- Generazione di report
Il software di mailing ti consente di gestire la tua mailing list e le spese e molte piattaforme si integrano con una varietà di app e dispositivi mobili. I programmi software di base possono essere inclusi con il contatore o la stampante, mentre altri richiedono un abbonamento mensile o un acquisto una tantum.
Fascia di prezzo: da $ 0 a $ 100 al mese
Attrezzature pieghevoli
Se invii una grande quantità di posta diretta, lettere o altri documenti che richiedono la piegatura, puoi ridurre al minimo i costi amministrativi e ridurre il tempo impiegato dal personale a elaborare la posta investendo in attrezzature per la piegatura.
Questi documenti sono progettati per piegare ed elaborare automaticamente lettere di varie dimensioni e possono essere impostati per una varietà di opzioni di piegatura, tra cui singole, lettere, doppie parallele e altro. I modelli desktop eseguono una varietà di semplici pieghe ma richiedono l'inserimento manuale della posta nelle buste.
I modelli più grandi piegano le lettere e le inseriscono nelle buste. L'apparecchiatura di piegatura più completa piega la posta, riempie buste, stampa indirizzi e affrancatura di misurazione. Molti possono elaborare fino a diverse migliaia di documenti all'ora.
Fascia di prezzo: da $ 100 a $ 15.000
Apparecchiature per indirizzamento e stampa
Mentre la maggior parte dei personal computer e delle stampanti è in grado di gestire l'indirizzamento e la stampa di piccoli volumi di posta, un'azienda che invia un elevato volume di posta ogni mese potrebbe aver bisogno di una stampante speciale. [Interessato a stampanti e fotocopiatrici? Dai un'occhiata alle nostre migliori scelte.
Queste stampanti sono progettate per stampare e indirizzare mailer di vario tipo, dalle buste alle cartoline postali dirette. I modelli più piccoli stampano le etichette in base al contatore postale; le stampanti più grandi possono elaborare fino a 15.000 indirizzi all'ora per posta e pacchi di forme e dimensioni diverse. Le stampanti di posta speciali si integrano con il tuo software di posta e sono conformi alle normative sui codici a barre.
Fascia di prezzo: da $ 60 a $ 15.000
Marche popolari di apparecchiature postali
- FP Mailing Solutions offre contatori postali, attrezzature pieghevoli e software appositamente progettati per le piccole imprese. Molti dei suoi prodotti hanno le dimensioni di una stampante standard, il che li rende adatti per un ufficio domestico e ha una varietà di opzioni di prezzo disponibili per le aziende con un budget più limitato.
- Martin Yale Industries produce una varietà di macchine per piegare ed elaborare documenti. I suoi modelli desktop sono un buon punto di ingresso per una piccola impresa che ha molta posta da elaborare ma non è pronta a investire in attrezzature più costose.
- Pitney Bowes offre contatori postali, macchine per piegare le lettere e il software di accompagnamento. Sebbene molti dei suoi prodotti siano progettati per le grandi aziende con esigenze di posta ad alto volume, offre soluzioni adatte per le aziende e gli imprenditori più piccoli.
- Neopost produce affrancatrici, stampanti e attrezzature pieghevoli appositamente per le piccole imprese, insieme a una varietà di opzioni software. I suoi design spaziano dalle stampanti desktop ai più grandi modelli di mailroom e molti sono disponibili per prove gratuite prima dell'acquisto.
