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I sistemi di orari e presenze possono apportare vantaggi alle aziende in numerosi modi. Tuttavia, con così tante scelte, può essere difficile capire quale si adatta meglio alle tue esigenze. Se stai cercando un sistema di orari e presenze nel 2019, ecco tutto ciò che devi sapere su cosa sono, cosa offrono e come sceglierne uno.

Se sai già cosa stai cercando, visita la nostra pagina delle migliori scelte per vedere quali ti consigliamo e un elenco completo dei sistemi di cronometraggio che potrebbero funzionare per te.

Cosa sono i sistemi di rilevazione presenze?

I sistemi di orario e presenze consentono ai dipendenti di accedere e uscire elettronicamente tramite orologio, computer connessi a Internet, dispositivi mobili e telefoni. Alcune soluzioni offrono anche la possibilità di eseguire il punch in e out tramite messaggi di testo, programmi di social media come Twitter e altri programmi di comunicazione come Slack. Quando un dipendente accede o si disconnette, i dati vengono trasferiti istantaneamente al software in grado di importarli senza problemi nella soluzione di gestione stipendi.

Questi sistemi fanno molto di più che tenere traccia di quando i dipendenti vanno e vengono. Monitorano anche i dipendenti mobili tramite geolocalizzazione e geofencing, gestiscono il time off (PTO) retribuito, creano pianificazioni dei dipendenti, forniscono report dettagliati sul lavoro e forniscono dati in tempo reale su chi lavora, chi non lo è, chi si presenta tardi e chi si avvicina col tempo.

I sistemi di orari e presenze offrono un servizio self-service che consente ai dipendenti di gestire autonomamente molte attività di monitoraggio del tempo, compresa la revisione delle ore lavorate, i loro programmi attuali e futuri e i loro ratei PTO.

Molti di questi sistemi offrono sia soluzioni basate su cloud che locali. I sistemi locali sono archiviati su server all'interno della tua azienda, mentre i sistemi basati su cloud sono ospitati dal tuo fornitore di sistema di orari e presenze e sono accessibili online.

Pro e contro

Il più grande vantaggio di questi sistemi digitali è che eliminano la necessità di timecard manuali. Tutto il tempo viene raccolto elettronicamente, con i calcoli fatti per te. Ciò riduce la possibilità di errori e libera la persona che era responsabile del conteggio di tutte quelle informazioni per lavorare su altri compiti.

Un altro aspetto positivo è che questi sistemi gestiscono tutte le tue necessità di tempo - presenza dei dipendenti, PTO e programmazione - in un unico programma. Questo può essere sia conveniente che un aumento della produttività, poiché i dipendenti non perderanno tempo a passare da un programma all'altro per chiedere tempo libero o guardare i loro programmi.

Il più grande svantaggio dei sistemi di tracciamento del tempo è che sono più costosi del vecchio metodo manuale in cui i dipendenti annotano le loro ore ogni giorno o inseriscono e registrano su una scheda temporale cartacea. Un altro aspetto negativo potenziale è che spesso costringono i datori di lavoro a frenare la percezione che chiedere ai dipendenti di tenere traccia del proprio tempo sia una forma di microgestione.

Nota del redattore: cerchi informazioni sui sistemi di rilevazione presenze e orari? Utilizza il seguente questionario e i nostri partner fornitori ti contatteranno per fornirti le informazioni di cui hai bisogno:

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Costi

La struttura dei costi dei sistemi di rilevazione presenze dipende dal fatto che si scelga una soluzione basata su cloud o locale. I sistemi basati su cloud hanno costi mensili ricorrenti più piccoli, mentre i sistemi locali hanno commissioni una tantum più elevate.

Con i sistemi locali, paghi tutti i costi in anticipo. Puoi aspettarti di pagare da diverse centinaia a diverse migliaia di dollari per il software, le licenze per ciascun dipendente e l'installazione. Successivamente non ci sono commissioni mensili per il servizio. Tuttavia, i costi una tantum non includono in genere alcun supporto o aggiornamenti software in corso.

Per un sistema basato su cloud, la maggior parte dei servizi applica una commissione per utente che varia da $ 1 a $ 10 per dipendente al mese. Alcuni servizi valutano anche una tariffa mensile di base o una tariffa mensile minima.

Alcuni provider addebitano una tantum per la configurazione e l'implementazione. A differenza dei sistemi locali, tuttavia, tutti gli aggiornamenti e il supporto del software sono inclusi nelle spese mensili.

Un altro costo che potresti dover sostenere per entrambe le opzioni è per un orologio. Molti sistemi di rilevazione presenze funzionano con una vasta gamma di orologi. Questi timeclock possono funzionare con PIN, badge a sfioramento o di prossimità o dati biometrici come impronte digitali o scansioni facciali. La complessità dell'orologio selezionato determinerà il costo. I prezzi in genere vanno da duecento per un orologio base a diverse migliaia per un sofisticato orologio biometrico.

Cosa cercare in un sistema di rilevazione presenze

Con così tanti sistemi sul mercato, può essere difficile sapere quale è giusto per la tua azienda. Quando acquisti un sistema, gli esperti dicono che dovresti cercare diverse cose:

  • Opzioni flessibili di rilevamento del tempo: cerca un sistema che consenta ai dipendenti di registrare le proprie ore in diversi modi, ad esempio tramite un computer connesso a Internet, smartphone, tablet, orologio, telefono o messaggi di testo.
  • Cronometraggio accurato: i migliori sistemi di orari e presenze assicurano che i datori di lavoro stiano pagando i propri dipendenti per il tempo effettivo in cui lavorano, non per gli orari previsti.
  • Tracciamento per tutti i problemi di tempo: assicurati di scegliere un sistema che si occupi di tutte le tue esigenze legate al tempo, non quello che consente ai dipendenti di eseguire il punch in e out. Ciò include tutto il programma dei dipendenti e la gestione della PTO. Inoltre, per le aziende che addebitano ai clienti per quanto tempo lavorano sui propri progetti, è possibile che si desideri un sistema che offra il monitoraggio del lavoro, che registra per quanto tempo i dipendenti lavorano su progetti specifici.
  • Compatibilità mobile: poiché molti dipendenti e manager lavorano fuori dall'ufficio, si desidera un sistema compatibile con i dispositivi mobili in modo che sia accessibile da qualsiasi luogo. Ciò include soluzioni che non solo offrono ai lavoratori remoti la possibilità di entrare e uscire, ma anche di tenere traccia delle loro posizioni in modo che i datori di lavoro sappiano che stanno lavorando da dove dovrebbero essere. La geotecnologia può essere estremamente preziosa per i datori di lavoro sia per limitare il luogo in cui i dipendenti possono entrare e uscire, sia per registrare le posizioni esatte in cui iniziano e terminano i loro turni.
  • Facilità d'uso: ricerca di un sistema facile da usare, con un'interfaccia ordinata e che consente il self-service dei dipendenti. Il sistema non dovrebbe essere difficile da imparare e certamente non dovrebbe richiedere ore di allenamento.
  • Integrazioni: scegli un sistema che si integri con le applicazioni e il software che usi già, come i tuoi programmi HR e buste paga.
  • Avvisi proattivi: alcuni sistemi forniscono notifiche quando i dipendenti si stanno avvicinando agli straordinari o dimenticano di eseguire il clock in o out. Questo può essere utile nel controllo delle spese.
  • Funzionalità dell'audit trail: la possibilità di visualizzare i dati della scheda attività originale, insieme a eventuali modifiche apportate da un manager o supervisore, può essere importante in caso di audit.

Ora che hai le basi, potresti essere pronto a prendere una decisione su quale sistema di orari e presenze è giusto per te. Per conoscere le opzioni che riteniamo siano le migliori per vari tipi di attività, dai un'occhiata alle nostre migliori scelte per i sistemi di orari e presenze.

Domande frequenti su orari e presenze

Hai ancora domande sui sistemi di rilevazione presenze? Ecco alcune domande e risposte che potrebbero aiutarti a prendere una decisione.

D: In che modo i sistemi di rilevazione presenze e orari differiscono dai tradizionali timeclock e timecard?

A: La differenza più grande è che tutto è digitalizzato e automatizzato. Timeclock e timecard tradizionali richiedono l'inserimento manuale dei dati per tutto. I sistemi di rilevazione presenze richiedono solo la pressione di un pulsante per la sincronizzazione di tutte le informazioni con il software. Tale software si integra quindi perfettamente con la tua soluzione sui salari. Ciò elimina voci duplicate e congetture. Inoltre, i sistemi di orario e presenze registrano le ore, i codici lavoro e le informazioni su interruzioni e PTO in modo digitale e in tempo reale.

D: Quali tipi di orologio sono compatibili con i sistemi di rilevazione presenze?

A: Non ci sono più semplici orologi a tempo. Gli orologi a tempo di oggi raccolgono il tempo in diversi modi, tra cui schede perforate, schede magnetiche, codici a barre, PIN e dati biometrici come impronte digitali o scansioni facciali.

D: C'è una differenza tra un sistema di orari e presenze e un sistema biometrico?

A: Ogni sistema di orari e presenze che funziona con un orologio biometrico è un sistema biometrico. Poiché quasi tutte le volte e la soluzione di presenza che funziona con i cronometri fisici offre opzioni biometriche, c'è una differenza molto piccola tra i due. I timeclock biometrici sono in genere utilizzati dalle aziende interessate alla punzonatura degli amici.

L'unico sistema di orari e presenze che non ha opzioni biometriche sono quelli che non incorporano orologi biometrici, basandosi invece su computer e dispositivi mobili per inserire e rimuovere i dipendenti. Tuttavia, anche alcuni di questi sistemi ora offrono scanner di impronte digitali che si collegano a computer o utilizzano programmi che scattano foto di dipendenti con una fotocamera per computer come modo per incorporare opzioni biometriche.

D: Devi usare un orologio con un sistema di rilevazione presenze?

R: No. Alcune aziende preferiscono che i dipendenti effettuino il clock in e out solo tramite un computer, un'app mobile o un telefono. Non utilizzare un orologio può ridurre i costi, in quanto possono andare ovunque da un paio di centinaia a diverse migliaia di dollari ciascuno.

D: I sistemi di rilevazione presenze sono validi solo per le aziende con dipendenti orari?

R: Mentre può sembrare che i sistemi di tempo e presenze siano necessari solo per le aziende con lavoratori orari, le aziende con dipendenti stipendiati possono trarre anche una serie di vantaggi da loro. Un sistema che traccia per quanto tempo i dipendenti lavorano su progetti specifici possono aiutare con le proiezioni del lavoro. Inoltre, le aziende con dipendenti stipendiati possono apprezzare gli aspetti gestionali della PTO del sistema.

D: Come funzionano i sistemi di rilevazione presenze per i dipendenti remoti?

A: Questi sistemi utilizzano la tecnologia GPS per monitorare i dipendenti remoti tramite dispositivi mobili. Alcuni sistemi utilizzano il geofencing per limitare la posizione in cui i dipendenti possono eseguire il clock in e out, mentre altri utilizzano la geolocalizzazione per registrare esattamente dove si trovano i lavoratori quando eseguono il punch in e out. I sistemi possono anche utilizzare la geolocalizzazione per tenere traccia dei dipendenti durante il giorno, non solo da dove iniziano e finiscono i loro turni.

D: In che modo i sistemi di rilevazione presenze e integrazione si integrano con i sistemi di gestione stipendi?

A: I sistemi di orari e presenze si integrano con i sistemi di gestione stipendi consentendo di trasferire i dati di orari e presenze nel programma di gestione stipendi con la semplice pressione di un pulsante. Ciò riduce gli errori e semplifica l'intero processo di gestione stipendi.

D: In che modo i sistemi di rilevazione presenze gestiscono il tempo libero retribuito?

A: I sistemi di rilevazione presenze gestiscono la PTO in diversi modi. Sono in grado di tenere traccia di quanto tempo libero hanno guadagnato e utilizzato i dipendenti, nonché i ratei per malattia, ferie, lutto e qualsiasi altro tipo di tempo libero che i dipendenti possono ricevere.

Alcuni sistemi di rilevazione presenze gestiscono anche il processo di richiesta e approvazione. Ciò consente ai dipendenti di richiedere il tempo libero direttamente all'interno del sistema e i gestori possono approvare o rifiutare tali richieste.

Se ritieni che un sistema di orari e presenze sia adatto a te, ti invitiamo a dare un'occhiata alle nostre migliori scelte.